Skip to main content

Organisaties zijn al jaren bezig met het modelleren van bedrijfsprocessen om beter inzicht te krijgen in wat er nu gebeurt en wat er zou moeten veranderen in de toekomst. Doorgaans houden procesanalisten zonder IT achtergrond zich hiermee bezig. En zodra er verbeteringen bedacht zijn, worden de nieuwe procesmodellen doorgegeven aan de IT-medewerkers. Zij moeten vervolgens de verbeteringen zien te realiseren in de software. Pas dan blijkt vaak wat er allemaal wel en vooral niet mogelijk is binnen de applicatie. Zou het niet mooi zijn als deze procesanalisten zelf achter de knoppen kunnen zitten en bedrijfsprocessen real-time kunnen monitoren en aanpassen? En dat aanpassingen met één druk op de knop worden doorgevoerd zonder dat er daarbij geprogrammeerd hoeft te worden?

Howard Smith en Peter Fingar voorspelden in 2003 dat dit mogelijk zou worden met behulp van Business Process Management Systems (BPMS). Inmiddels zijn we dertien jaar verder en lijkt deze voorspelling voor sommige bedrijven al uitgekomen te zijn!

Business Process Management (BPM) is een discipline die er naar streeft de inrichting van bedrijfsprocessen binnen een organisatie continu te optimaliseren. Hieronder vallen bijvoorbeeld verbeterinitiatieven vanuit methodes zoals Lean en Six Sigma, maar ook IT-projecten die bijdragen aan continue procesverbetering. BPM kan de traditionele kloof tussen business & IT overbruggen doordat het de focus legt op hetgeen waar deze twee perspectieven samen komen: de processen. Een BPMS is software die daarbij kan helpen.

Een BPMS ondersteunt continue procesverbetering op verschillende wijzen. Zo bevat een BPMS tools voor alle aspecten van de proceslevenscyclus: het ontwerpen en modelleren, het implementeren en uitvoeren, het monitoren en beheersen, en het verbeteren en innoveren. Kenmerkend daarbij is dat een BPMS binnen het applicatielandschap fungeert als een overkoepelend workflowsysteem. Vanuit procesmodellen worden functionaliteiten van andere applicaties aangeroepen voor de procesuitvoering. Het voordeel hiervan is dat bedrijfsprocessen van het begin tot het eind gemonitord kunnen worden. Alle procesdata wordt bijgehouden in het BPMS en er kan gestuurd worden op de gewenste doorlooptijden. Daarnaast is het in het BPMS mogelijk om extra functionaliteit te ontwikkelen voor een proces zodat het nog verder geautomatiseerd kan worden. Dit kan op een eenvoudige manier, waarbij de gebruiker slechts bepaalde processtappen configureert en de code automatisch wordt gegenereerd door het systeem.

De kerngedachte van een BPMS is dat alle applicaties moeten doen waar ze goed in zijn. Applicaties moeten worden ingezet zoals de leverancier dat bedacht heeft en de flexibele BPMS-laag moet gebruikt worden om bedrijfsspecifiek maatwerk in onder te brengen. Waar processen in traditionele applicaties vaak lastig aan te passen zijn omdat de proceslogica diep in de code is ondergebracht, is een BPMS er juist op gericht dat processen veranderen in de toekomst. “Build for change” is hierbij het uitgangspunt.

De behoefte aan BPMS technologie wordt door verschillende soorten leveranciers onderkend. Zo zie je bijvoorbeeld Enterprise Application Integration (EAI) leveranciers die workflow functionaliteit zijn gaan toevoegen aan hun integratiesoftware en dit vervolgens doorontwikkeld hebben tot een volwaardig BPMS. Aan de andere kant zijn verschillende ERP leveranciers hun oplossing gaan uitbreiden met EAI en BPMS functionaliteit. Bijvoorbeeld SAP, die de behoefte aan BPMS technologie al vroegtijdig zag aankomen en hiervoor het NetWeaver platform lanceerde in 2004. NetWeaver is een integratieplatform waarop tevens applicaties gebouwd kunnen worden, net als bij een BPMS. Al met al kunnen we nu dus een onderscheid maken tussen zogenaamde BPMS-ERPs en stand-alone BPMS.

Terugkijkend op de voorspelling van Smith en Fingar denk ik dat we al een eind zijn, maar dat het droombeeld nog niet volledig werkelijkheid geworden is. In de praktijk blijkt namelijk nog vaak dat grote procesveranderingen niet met één druk op de knop doorgevoerd kunnen worden in een BPMS. Hier komt toch nog wat werk van de IT-medewerkers bij kijken. Desalniettemin is een BPMS in staat om programmeerwerk te versnellen door een groot deel van de code automatisch klaar te zetten. Behoorlijk wat bedrijven maken hier al gebruik van en ik verwacht dit in de toekomst nog veel meer te gaan zien!

VVA-informatisering is een innovatief en onafhankelijk informatiseringsbureau. We werken op het snijvlak van organisatie en ict. En spreken beide talen. Onze projectleiders en adviseurs zijn experts op het gebied van digitale strategie, online dienstverlening, softwareselectie en -implementatie, slimmer werken en organisatie inrichting.

Leave a Reply