Stel je voor, dat slechts één probleem de huidige Amerikaanse economie maar liefst 900 miljard dollar kost. Uit een onderzoek is gebleken dat dit ene probleem, Information Overload, een enorm bedrag kost door onderbrekingen en de bijbehorende opstartkosten (Spira & Burke, 2009). Maar wat veroorzaakt dit probleem en waarom zullen de gevolgen steeds groter worden?

Door de opkomst van het internet en de informatie die gecreëerd wordt door consumenten als ook digitalisering van vele processen is de hoeveelheid data enorm gestegen in de afgelopen jaren (Economist, 2010). Om die data bruikbaar te maken, moet deze eerst worden geanalyseerd en verwerkt. Voorbeelden hiervan zijn: het visualiseren van Big Data, de tijdsduur van een proces vergelijken onder bepaalde omstandigheden en conclusies trekken uit een enquête.  Het belangrijkste is dus om ervoor te zorgen dat de analyse en verwerking van deze ‘rauwe’ data goed op orde is zodat de informatie die wordt gewonnen juist is. Bij information overload loopt de informatieverwerking spaak door het feit dat de hoeveelheid informatie niet snel genoeg verwerkt kan worden door ons brein (Rutkowski & Sanders, 2010). 

Data is voor sommige bedrijven belangrijk om te bepalen of het huidige beleid en product goed zijn of dat er toch aanpassingen gemaakt moeten worden. Om deze strategische besluiten te nemen is informatie nodig. Op het moment dat data verkeerd geanalyseerd en verwerkt wordt, kan er verkeerde informatie ontstaan en dit kan leiden tot verkeerde beslissingen binnen een bedrijf.  Echter, information overload kan ook optreden binnen de communicatie van een bedrijf. Uit een onderzoek van Rutkowski en Van Genuchten (2008) in het Computer Magazine van de IEEE CS, blijkt dat er te vaak teveel geadresseerden worden gekozen bij het verzenden van een interne e-mail. Doordat werknemers voornamelijk gebruik maken van de simpele maar slecht doeltreffende ‘reply-to-all’-knop, ontstaat er een lawine aan mails die verstuurd worden binnen een bedrijf. Dit heeft  als consequentie dat de inbox van personen veel te vol raakt Hierdoor kunnen belangrijke mails ongelezen en/of onbeantwoord blijven omdat er geen beginnen aan is om alle mails als medewerker door te nemen in je ‘vervuilde’ mailbox.

De beantwoording van mail gebeurd door mensen, maar computers kunnen geautomatiseerd data analyseren en verwerken. Als de hoeveelheid informatie te groot wordt voor een persoon, kan een emotional and cognitive overload (ECO) ontstaan door informatietechnologie bij deze persoon en dit resulteert in een information overload. Vooral bij de adoptie van een nieuw systeem, waarbij medewerkers teveel informatie krijgen en deze niet kunnen verwerken, is men bang voor een ECO door informatietechnologie. Uit een onderzoek van Rutkowski en Saunders (2010) in het Computer Magazine van de IEE, blijkt dat maar liefst 61% van de ondervraagden bang is voor een ECO bij de adoptie van een nieuw systeem en zowel jong als oud last hebben van ECO door informatietechnologie. Information overload kan ook ontstaan doordat de mens niet in staat is om de stroom van informatie te verwerken omdat het daartoe niet de capaciteit heeft. 

Ondanks dat de bandbreedte van mensen om informatie te verwerken beperkt is, kunnen we oplossingen bedenken om efficiënter en beter informatie te verwerken. De maatregel om de reply-to-all knop voortaan niet meer te gebruiken bij het beantwoorden van een email kan er voor zorgen dat de hoeveelheid mails binnen een bedrijf aanzienlijk daalt (Rutkowski & Van Genuchten, 2008). Door onder andere deze simpele maatregel nam de vervuiling binnen de inbox van een medewerker gemiddeld met 16% procent af. Een andere maatregel is het beter ontwerpen van systemen zodat er niet teveel informatie direct op medewerkers af komt om zodoende dus de stroom aan informatie te verkleinen. Dit heeft onder andere te maken met user experience en meerdere bedrijven doen hier al onderzoek naar om dit in hun applicaties te verwerken. Een voorbeeld hiervan is Oracle, dat erg veel onderzoek doet naar user experience om zodoende hun user interface te simplificeren. Door oplossingen zoals deze voortaan te gebruiken, is het mogelijk om de kans op een information overload voor zowel computers als mensen te verkleinen.

Referenties:

J.B. Spira en C. Burke. (2009). Intel’s War on Information Overload: A Case Study; http://iorgforum.org/wp-content/uploads/2011/06/IntelWarIO.BasexReport1.pdf

The Economist. (2008). Data, data everywhere; http://www.economist.com/node/15557443

Rutkowski en M. Van Genuchten. (2008). No More Reply-to-all; http://alexandria.tue.nl/openaccess/Metis220059.pdf

A. Rutkowski en C. Saunders. (2010). Growing Pains with Information Overload; http://core.kmi.open.ac.uk/download/pdf/6248438.pdf

Image source: https://www.flickr.com/photos/lyonora/3608656428/ Leonora Giovanazzi

 

Artikel door Redactie

Bestaande uit studenten aan Tilburg University